従業員を雇う以上は、労働の対価として、労働に見合った適切な賃金を支払わなくてはなりません。
そして、賃金が正しく支払われたかどうかについて、事業所は、賃金台帳の中ですべて記録する義務があります。
この記事では、労働基準法の中で作成・保管が定められている、賃金台帳の重要性や書き方について解説します。
法定三帳簿のひとつ「賃金台帳」とは
「賃金台帳」とは、その事業所で働く労働者の、賃金に関する情報をまとめた帳簿のことです。
賃金台帳は労働基準法第108条により作成が義務づけられており、同じく労働基準法で作成が定められている、「労働者名簿」「出勤簿」と併せて、「法定三帳簿」と呼ばれます。
ただし、これらの三帳簿は、記載内容や保存期間にわずかな違いがありますので、管理方法を間違えないように注意しましょう。
すべての労働者が記録の対象
賃金台帳は正社員だけではなく、パートやアルバイト、契約社員など、雇用区分に関わらずすべての労働者について記録しなければなりません。
ただし、一部の従業員については例外があります。
役員について
役員は労働者ではありませんので、賃金台帳の作成対象ではありません。
ただし、「取締役○○部長」などの使用人兼務役員については、使用人としての賃金をもらっているため、賃金台帳に記録する必要があります。
管理監督者について
一般従業員と労働時間の解釈が異なる「管理監督者」については、休日労働などの各種時間外労働について記録する必要はありません。
ただし、時間外労働の中でも、割増賃金が発生する「深夜労働」だけは記録しなければなりませんので、ご注意ください。
日雇い労働者について
常時労働しない日雇い労働者については、常時雇用者とは別の様式で賃金台帳を作成する必要があります。
※様式については後述します
賃金台帳の作成・保存は事業者の義務
本店・支店の区別なく、事業所ごとに、最低でも3年間は賃金台帳を保存しておく義務があります。
なお、保存期間のスタートは、最後に記入した日となりますので、最後に賃金台帳を更新した日付はわかりやすい位置に明記しておくと良いでしょう。
賃金台帳の作成・管理方法
従業員を雇う場合は、必ず賃金台帳を作成し、管理しなければなりません。
作成方法や保管方法などは、従業員を雇う前に覚えておきましょう。
賃金台帳に記載すべき情報
賃金台帳には、以下の内容を必ず記録しておく必要があります。
いずれも、法にもとづいて適切に賃金が支払われていることを証明する情報ですので、間違いがないように賃金台帳に記録しておきましょう。
● 労働者の氏名・性別
● 賃金の計算期間
● 労働日数
● 労働時間数
● 休日労働時間数
● 早出残業時間数
● 深夜労働時間数
● 賃金の金額（基本賃金、時間外割増賃金、各種手当、賞与、実物給与）
● 控除額（厚生年金、雇用保険など）
賃金台帳はどのような形式で作成しても問題ありませんが、厚生労働省のホームページから様式をダウンロードすることもできます。
主要様式ダウンロードコーナー｜厚生労働省
様式第20号は「常時使用労働者用」となっており、正社員、パート、アルバイトなど、常時労働する人向けで、様式21号は「日雇い労働者用」となっています。
賃金台帳の保管方法
賃金台帳は、パソコン上で記録・保管しても問題ありません。
ただし、必要な事項がすべて記載されており、かつ、保管している事業所内ですぐに印刷できる状態であることが条件です。
また、支店がある場合は、その支店で働く従業員の賃金台帳は、支店で保管しなければなりません。
本社分の控えとは別に、各支店、または事業所で管理者を決めておきましょう。
従業員を雇用するなら必ず賃金台帳をつけよう
もし、事業所が労働基準監督署の調査対象となった場合、賃金台帳が、資料のひとつとしてチェックされます。
その際、賃金台帳がなかったり、内容が間違っていたりして監査で提出できないと、罰則を受ける恐れがあるため注意が必要です。
賃金台帳の提出に応じられなかった時の罰則
賃金台帳の作成・保管を怠った場合は、労働基準法第108条の「賃金台帳調整義務違反」となり、30万円以下の罰金となります。
ただし、不正の隠蔽などのような悪質な内容でない限り、手違いやミスで賃金台帳に不備があっても、すぐに罰則が適用されるわけではありません。
もし、賃金台帳について不備があった時は、まずは労働基準監督署から「是正勧告書」が届きます。
是正勧告書の指示通りに賃金台帳を作成・修正し、期日までに労働基準監督署に提出すれば、すぐに罰金や罰則が執行されることはありません。
おわりに
従業員へ支払った賃金の情報は、事業所が、従業員全員分を賃金台帳の中で取りまとめておかなければなりません。
もし、適切な賃金を法の定めの通りに支払っていたとしても、賃金台帳を作っていなかったり、記載内容が誤ったりしていると、労働基準法に違反してしまいます。
従業員が多いほど記録する情報量は多くなり、管理の手間は増えますので、必ず、雇用が発生した時点から賃金台帳を作成し始めましょう。
