デスクは、重要な書類や仕事道具が常に広がるスペースです。いつでも整理整頓されているデスクであれば、作業効率の向上や、時間の節約も期待することができるでしょう。
しかし、いつかデスク周りを整理しようと考えていても、普段の業務に追われ、なかなか踏み切れない方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、無理せずデスク周りを整頓するコツと、整理整頓を手助けする、おすすめの文房具や小物を5つご紹介します。
デスク周りが作業効率を左右する理由
散らかっているデスクには、作業効率を落とす様々な落とし穴があります。
物を紛失しやすい
散らかっているデスクで起こる最大のリスクは、何と言っても物の紛失です。
引出しに入れたはずの書類がどうしても見つからず、やむを得ず再発行したところ、引出しの裏側に落ちていたという経験がおありの方も多いのではないでしょうか。
必要以上の物が溢れ、どこに何があるかわからないデスクでは、紛失した物を見つけることさえ困難になってしまいます。
ルーティンが定まらない
期限までに提出すべき書類や、毎月のルーティンで使用する道具の置き場所が決まっていないと、デスク周りはすぐに小物や書類で溢れてしまいます。
このように、物が乱雑に置かれたデスクでは、どこに何があるか頭と身体はいつまで経っても覚えることができません。
「あの書類はここに入れたはず」「昨日ここに置いたまま退社したはず」など、常に不鮮明な記憶を頼りに探し物をしなければならず、大きなタイムロスになってしまいます。
モチベーションや集中力もＤＯＷＮ
資料や書類、小物などが山積みのデスクは、見るだけでモチベーションも下がってしまうものです。
また、業務中に色んな小物が視界に入ってくると、つい別の書類や仕事が気になってしまいます。
そのため、今手掛けている業務が目の前にあるにも関わらず、さっきまで考えていたことを忘れてしまったり、あれもこれもやらなければならないと焦ったりして、なかなか集中力を持続させることができません。
おすすめのデスク周りアイテム5選
以下からは、どのようなオフィスのデスクでも活躍する、おすすめのアイテムを5つご紹介します。
デスクトップシェルフ
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デスクの上に置くシェルフです。シェルフの台の上と、下部の空間がそれぞれ収納になるため、シェルフの上に電卓やふせん、スマホなどを置いておき、シェルフの下にキーボードや手帳を収納するといったような使い方ができます。
デスク上の空間を縦に使うことができるため、デスクの上にいつのまにか小物が広がって、作業スペースがなくなりがちな方におすすめのアイテムです。
なお、3段以上の背が高すぎるシェルフは、かえって小物の量が増えて収納できなくなったり、圧迫感を感じたりすることがあるため、現在の収納量に合うサイズを選びましょう。
アクリル収納ケース
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アクリル収納ケースの最もおすすめできるポイントは、中身が見えるです。
また、シンプルな設計でありながら、スタイリッシュでデスク上の見た目も損ねず、多くのメーカーで販売されているので買い足しもしやすいという多くのメリットも持っています。
引出しタイプやボックスタイプ、陳列タイプなど様々な形状があり、重ねたり組み合わせたりして使うこともできるため、小物収納としても、引出しの中を整頓する仕切りとしても活躍します。
cheero CLIP 万能クリップ
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「cheero CLIP」は、1つで何でも対応できる、優れもののクリップです。柔らかく曲げやすい材質でありながら、耐久性も高いため、紙以外の小物にも使用することができます。
例えば、書類やコードをまとめるクリップとしての基本的な使い方以外に、スマホや名刺を立てるスタンドとしても使用することができます。
磁石が付いているため、金属に貼りつけてフックとして使うことも可能です。
また、20×120mmで16gと、軽く持ち運びしやすいサイズになっているため、モバイルバッテリーやイヤホンのケーブル、封筒などをまとめることができ、外回りが多い人にも嬉しいアイテムです。
オフィス内と外のあちこちで活躍するため、業務効率アップも多いに期待することができます。
ワイヤレスマウス&キーボード
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ワイヤレスマウスとキーボードは、名前の通り、パソコンとケーブルで繋がっていないため、デスクの上で自由に移動させることができます。ケーブルの長さや位置に左右されないため、デスク上の作業が非常に快適になります。
例えば、ワイヤレスマウスであれば、マウスのケーブルで倒れそうなマグカップを移動させたり、デスクの裏側に垂れ下がったケーブルを引っ張ったりといった、無駄な動作を一切なくすことができます。
また、キーボードまでの距離調節ができず、身体に負担のかかる姿勢でタイピングを行っている方は、ワイヤレスキーボードに変えるだけで、作業時の腰痛や肩こりを減らすことができるでしょう。
ワイヤレスタイプは、有線タイプに比べるとやや高く、電池交換が必要なタイプであれば維持コストが掛かることもありますが、有線のときに感じていた不便さを驚くほど解消することができます。
ただし、初期設定時のパソコンでは、ワイヤレスマウスとキーボードをパソコンが認識できず、初期設定作業が行えませんので、有線のマウスとキーボードも1つずつ用意しておきましょう。
立てて使えるペンケース
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ペンスタンドとして、デスクの上に立てて使うことができるペンケースです。
ペンケースはデスクの上に置くと、中の文房具がデスク上に広がりやすく、紛失や、外出時に入れ忘れるといったリスクがあります。ペンスタンドとしても使えるタイプであれば、それらのリスクを防ぐことができます。
お気に入りの筆記用具を、デスクワークでも出先でもいつでも取り出せるようになれば、時間の節約にもなるでしょう。
デスク周りを整頓するコツ
整理整頓のコツは、「無理せずに、自然に片づけが進む」環境を作ることです。そのためには、日々の業務の中で整理整頓が行えるよう工夫することが肝心です。
必要な道具だけを常に近くに置いておく
1月～半年以上触っていないものが、デスクの上や収納の最前列にあるときは、いったん引出しの奥やデスクの外に移動させてみましょう。
この作業を繰り返すことによって、使用頻度の高い小物の出し入れが、毎日の業務ルーティンに組み込まれていきます。
物の置き場所が常に決まっていれば、身体が条件反射で物を取り出せるようになるため、作業がルーティン化され効率もアップし、使い続ける中で改善を重ねることでより多くの業務がこなせるようになるでしょう。
今やっているタスクと関係ないものを遠ざける
重要度は高いが、提出期限が当分先の書類などは、目の前にあるとつい気になってしまうものです。
その日に処理すべき緊急の書類以外は、目に入らない場所にいったん保管しておきましょう。その際、重要度や緊急性ごとに収納場所を決めておき、一日に一度は中身を確認することも忘れてはなりません。
その日にやるべきタスクが明確になり、次第に書類の内容だけで、優先順位を判断できるようになります。
おわりに
デスク周りの整理整頓は、維持することが大切です。しかし、常に新しい書類や道具が増え、なかなか整理整頓が進まないのが、オフィスのデスクが抱える弱点です。
日常のルーティンの中で、無理せず整理整頓が行えるように、便利なアイテムと収納テクニックを駆使して、効率の良いデスクワークを実現しましょう。
