多くの手続きが発生するオフィス移転は、同時に、高額な費用を一定のタイミングで支払っていかなければなりません。オフィス移転では、合計4回の支払いが発生します。無理のない移転スケジュールの作成と資金準備のためにも、それぞれの費用相場と発生のタイミングをおさえておきましょう。
オフィス移転の支払いのタイミングは4つ
オフィス移転では、合計4回のタイミングで支払いが発生します。
- 現在のオフィスの退去時
- 新しいオフィスの賃貸契約時
- 新しいオフィスの内装工事
- 新しいオフィスへの引っ越し
支払いのタイミングは前後することも
上記のタイミングは、必ず順番通りに発生するわけではありません。依頼した業者の請求締め日や、工事の日数、または物件の契約状況によって、それぞれの支払いの間が空くことも、立て続けに発生することもあります。高額な支払いがなるべく続かないように、経理部と連携して、先方の支払い条件を常に確認しておきましょう。
現在のオフィスの退去時
移転前に使用しているオフィスが賃貸物件の場合、退去に伴う支払いが発生します。
退去時は、原状回復工事が発生する
- 原状回復費用… 約3～5万円/坪
原状回復工事では、過失によって生じた傷の補修や、入居後に追加造作した壁の解体などが行われます。原状回復に要した費用は、契約時にオーナーに預けていた「預託金」から支払われます。預託金のうち、原状回復費用や光熱費などを差し引いて余った分は、退去時に返還されます。
また、内装を解体せずそのまま残す「居抜き募集物件」にすることができれば、原状回復費用の節約になります。ただし、オーナーが拒否した場合は通常通り、原状回復工事が必要です。
家賃清算をお忘れなく
月の途中に退去する場合、その月の家賃は日割りで計算されます。日割り賃料を預託金から差し引かれることもあれば、退去月の家賃をいったん全額支払い、後から日割り料金の差額が返還されることもあります。
新しいオフィスの賃貸契約時
新しいオフィス物件を不動産業者で契約すると、以下の支払いが発生します。
不動産業者への支払い
- 仲介手数料 …家賃の1か月分以下
- 預託金…賃料の6～12カ月分
初月の賃料の支払いタイミングに注意
通常、新しく契約した物件の初月の賃料は1カ月分を前払いしなければなりません。現在お使いのオフィスの賃料と支払い時期が重なることもあるため、契約に必要な資金は必ず別で確保しておきましょう。
新しいオフィスの内装工事
内装工事では、新しいオフィスを、自分たちが使いやすくなるようにカスタマイズする必要があります。
内装工事にかかる費用
- 内装工事…約10～20万円/坪
内装工事の内容には、床や壁のリフォーム、間仕切り壁の作成、建具の塗装、目地のコーキングなどがあります。
その他の設備工事費用
インフラ設備の工事は、オフィスの職種によって必要な工事やその規模も多様です。移転後の業務に問題が生じないように、内装工事の期間中に済ませておきましょう。
- 電気工事…約3～5万円 （コンセントの位置変更、増設など）
- 水道工事…約5～10万円 （移転前に使用していたトイレの設置など）
- 給湯工事…約15～20万円 （給湯設備の追加設置など）
- 通信回線工事…約1～2万円/坪 （電話やインターネットの接続、社内サーバーの設置など）
- 空調工事…約30万円 （業務用エアコンへの交換など）
- 排気工事…約20万円 （壁面ダクトの設置など）
- 内装工事に伴う産廃処理費用…約3～5万円
新しいオフィスへの引っ越し
自分たちで荷物の搬入出や運搬を行って、引っ越し費用を節約する方法もありますが、従業員の休日出勤手当や昼食代、トラックレンタル料などの諸費用が発生するほか、ケガや事故、家具の破損などが起きると、節約どころではなくなってしまいます。従業員の安全を優先し、見積もりの結果が安い業者に依頼するなどの節約方法を選びましょう。
引っ越し費用と産廃処理費用
- 引っ越し費用…従業員1人あたり約3万円
高層階に位置するオフィスや、エレベーターがない建物などは、割増料金が発生し、大きな家具のクレーン搬入出が必要となることもあります。また、引っ越し距離、家具の量、大安や仏滅などのお日柄、春・秋など引っ越しシーズン、土日祝日、日時指定の有無などの要素も、引っ越し料金に影響します。
- 産廃処理費用…1トントラック1台につき約4万円
回収センターに出せない不要な家具や設備を処分する費用です。
家具・什器の購入費用
家具や什器の必要数はオフィスの業種や移転の規模によって異なります。もし、すべての家具を買い替える場合は、できるだけまとめて一か所で購入しておくと、全体の費用が把握しやすくなります。
オフィス移転費用の相場
最後に、実際のオフィス移転を想定して、総費用を計算してみましょう。
オフィス移転の例
- 従業員20人で近距離にオフィス移転
- 新しいオフィスの賃料…80万円
- 現在のオフィスの規模…50坪
- 新しいオフィスの規模…70坪
支払い費用の内訳
＜現在のオフィスの退去時＞
- 原状回復費用… 約150～250万円
＜新しいオフィスの賃貸契約時＞
- 仲介手数料 …80万円
- 預託金…480～960万円
＜新しいオフィスの内装・設備工事＞
- 内装工事…約700～1,400万円
- 電気工事…約3～5万円
- 水道工事…約5～10万円
- 給湯工事…約15～20万円
- 通信回線工事…約70～140万円
- 空調工事…約30万円
- 排気工事…約20万円
- 内装工事に伴う産廃処理費用…約3～5万円
＜新しいオフィスへの引っ越し＞
- 引っ越し費用…約60万円
- 産廃処理費用…約8万円（1トントラック2台分）
＜オフィス移転費用合計＞
約1,624～2,988万円
おわりに
オフィス移転は、約1,500～3,000万円ほどの高額な費用が必要です。新しいオフィスの賃料や内装工事の内容、買い替える家具の量によっては簡単に3,000万円を超えてしまうこともあります。1つ1つの支払いが滞りなく済むよう、支払いが発生するタイミングを見極め、それぞれに必要な資金を、数カ月先の収支計画と照らし合わせながら用意しておきましょう。
