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オフィスの生産性とコミュニケーション向上に!フリーアドレス導入のメリットや注意点は?

従来の働き方に捉われない、オフィスの新しいスタイルとして「フリーアドレス」を導入する企業が増えています。

名前を耳にしたり、実際に導入しているオフィスを見たりしても、フリーアドレスの具体的な特徴や人気の理由はわからない方も多いのではないでしょうか?

そこで、この記事では、フリーアドレスを導入したオフィスで得られるメリット・デメリットや、導入する前に知っておきたい注意点などについて解説します。

フリーアドレスの特徴と魅力

まずはフリーアドレスの基本的な特徴や、支持されている理由について知っておきましょう。

フリーアドレスとは?

フリーアドレスとは、社員の座席を固定しないオフィスのスタイルのことです。

フリーアドレスのオフィスでは、社員は広い会議用テーブルや丸テーブル、ソファや据え付けのカウンターなど、オフィスのあらゆるスペースの中から、カフェや喫茶店のように自由に作業場所を選ぶことができます。

フリーアドレスが人気を集める理由は?

なんといっても、スマートフォンやノートパソコンなどのモバイル端末の躍進や、クラウドによるデータ共有システムといったIT技術の普及が、フリースタイルを受け入れる土壌を形成したことは間違いありません。

そのほか、リモートワークやノマドワークのように、自宅やカフェなど、オフィス以外の場所を自由に作業スペースにする人々の登場も、オフィス内で働く社員の、フリーアドレスに対する抵抗感を和らげたと言えるでしょう。

フリーアドレスを導入するメリット

フリーアドレスをオフィスに導入すると、主に以下のようなメリットが期待できます。

社員のコミュニケーション活性化

フリーアドレス制のオフィスでは、座席という固定観念がなくなるため、偶然隣り合った社員同士のコミュニケーションが生じやすくなります。

その中でも特に、異なる部署同士で交わされる雑談には、業務の改善や新しい企画に繋がるヒントが隠れていることも多く、これまで以上にアイデアをひらめきやすい環境を作ることができます。

このように、部署同士を越えたコミュニケーションが活発になると、部署同士の連携もよりスムーズになり、他の社員の仕事ぶりもわかるようになるため、社員全員のモチベーションアップが期待できるでしょう。

リフレッシュ効果

座席が固定されているオフィスでは、社員は毎日同じ席で同じ景色を見続けなければなりません。このような環境では、業務もマンネリ化し、不注意によるミスが起きやすくなってしまいます。

フリーアドレスのオフィスであれば、毎日座席を変えてリフレッシュすることができ、ひとつの場所に縛られているという窮屈感も薄れます。その結果、日々のルーティンに刺激が生まれ、業務の効率化に繋げることができるでしょう。

また、運動不足の解消や集中力アップに良いとして人気を集めている「スタンディングデスク」も、フリーアドレスのオフィスであれば気軽に利用しやすくなるため、通常のオフィスに設置したときよりも高い効果が期待できます。

オフィスのスペース節約

フリーアドレスには、社員の人数分のデスクを用意しなくて済むというメリットがあります。

これまで長方形のデスクを1人1台用意していたオフィスでも、フリーアドレス化することによって、ひとつの丸テーブルを2,3人で共有することができ、スペースコストの削減が可能になります。

あるいは、営業マンが多い部署では、日中に社員が外出しているあいだは、使用しないデスクがスペースを無駄に占拠してしまうため、フリーアドレス化することで、オフィスの空間をより有効に活用できるようになるでしょう。

オフィス内の整理整頓

フリーアドレスのオフィスでは、作業スペースを移動するたびに、使っていたスペースをその都度片付ける必要があります。

その結果、机の上や引出しの中など、一か所に書類や資料が溜まらなくなり、社内全体で日常的に整理整頓が徹底されるようになるでしょう。

フリーアドレスのデメリットや注意点

これまでのオフィスの形態と異なるフリーアドレスは、従来のやり方にそぐわない側面もあります。

社員の居場所の特定が難しくなる

座席が固定されていないオフィスでは、どこに誰がいるかわからなくなるという大きなデメリットがあります。

休暇中かどうかわからない、営業マンが帰社しているかわからない、緊急の用件にも関わらず相手がどこにいるかわからない、といった場面もあらかじめ想定し、勤怠状況を把握する手段を用意しておかなければなりません。

備品やネットワークの見直しが必要

せっかく自由に席を選べても、プリンターがオフィスの奥に一台しかなかったり、ネット回線がすべての座席まで届いていなかったりすると、使いやすい座席が限られてしまいます。

ただ単に席を自由に選べるようにするだけでなく、設備やネットワーク環境などもしっかり整っていなければ、フリーアドレスの本当のメリットを得ることはできません。

座席が固定化してしまう危険性

自由に席が選べても、仲がいい社員同士で座席を独占してしまったり、お気に入りの座席に常に留まったりしては、緊張感のないオフィスになってしまいます。

「ここは先輩がいつも座る席だから、使うのは申し訳ない」
「あの席を使いたいけど、周囲を他部署が陣取っていて近寄れない」
といった、やりづらさを感じるオフィスでは、コミュニケーションアップどころか、社員の人間関係も悪くなりかねません。

フリーアドレスを導入する前に、まずはお昼休みやイベント時の社員の過ごし方をよく観察しておくと良いでしょう。

フリーアドレスに適応できない社員にも配慮を

座席が固定されていないと、周囲の会話が気になって仕事に集中できなかったり、雑談に夢中になってしまったりする社員もいるかもしれません。

このような社員も想定して、両サイドをパネルで区切った個室を作るなど、すべての社員が集中して業務を行える環境を整えておく必要があります。

おわりに

社内のコミュニケーションが活性化し、生産性の大きな向上が期待できるフリーアドレスは、オフィスに新しい風を呼び込むことができるでしょう。

しかし、社風によっては逆効果になることもあるため、導入する前に、社員が本当に望んでいる環境かどうかをよく見極めなくてはなりません。

フリーアドレスはあくまでも、オフィスの労働環境を快適にする手段のひとつに過ぎません。座席以外の環境で改善できるところがないかも、併せて検討しておくと良いでしょう。

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